Usecase: Secure File Exchange met Nextcloud

Usecase: Secure File Exchange met Nextcloud

Beschrijving:
Organisaties hebben regelmatig behoefte aan het veilig uitwisselen van bestanden, zowel intern tussen medewerkers als extern met klanten, partners of leveranciers. Nextcloud biedt een betrouwbare en veilige oplossing voor het delen van documenten, waarbij de controle over data volledig in eigen handen blijft.

Doel:
Het veilig en efficiënt uitwisselen van bestanden zonder gebruik te maken van onveilige e-mailbijlagen of externe clouddiensten die minder controle bieden over privacy en beveiliging.

Actoren:

• Medewerkers binnen de organisatie
• Externe partners, klanten of leveranciers
• IT-beheerders

Stappen:

• Een medewerker uploadt een bestand naar een gedeelde map in Nextcloud.
• De medewerker stelt toegangsrechten in, zoals wachtwoordbeveiliging, vervaldatum of downloadlimiet.
• De medewerker deelt een beveiligde link met de externe ontvanger via e-mail of een ander communicatiekanaal.
• De ontvanger opent de link en downloadt het bestand met behulp van de toegangsrechten die de verzender heeft ingesteld.
• Alle acties worden gelogd en zijn inzichtelijk voor de IT-beheerder, zodat eventueel misbruik snel opgespoord kan worden.
• Na de ingestelde vervaldatum wordt de link automatisch gedeactiveerd, wat ongeautoriseerde toegang voorkomt.

Voordelen:

• Volledige controle over wie toegang heeft tot welke bestanden.
• Versleuteling van bestanden tijdens opslag en overdracht.
• Mogelijkheid tot het instellen van extra beveiligingsmaatregelen zoals tweefactorauthenticatie.
• Transparantie en auditmogelijkheden door uitgebreide logging.
• Vermindering van risico’s verbonden aan onveilige e-mailbijlagen.

Nextserv Solutions faciliteert een veilige en efficiënte manier van bestanden delen die voldoet aan hoge beveiligingsstandaarden en de privacywetgeving, waardoor organisaties met vertrouwen gevoelige informatie kunnen uitwisselen.